Créer une entreprise en Côte d'Ivoire : les étapes clé

L'immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) est une étape cruciale pour formaliser l'existence légale de votre entreprise en Côte d'Ivoire. 

Cette démarche confère à votre société la personnalité juridique et lui permet d'exercer ses activités en toute légalité. Le Centre de Promotion des Investissements en Côte d'Ivoire (CEPICI) joue un rôle central dans la facilitation de ce processus, notamment à travers son Guichet Unique.

Bien que le CEPICI vise à simplifier et accélérer le processus à Abidjan, notamment pour les formes juridiques courantes comme la Société à Responsabilité Limitée (SARL), les étapes générales sont les suivantes :

Copies des pièces d'identité en cours de validité (CNI, passeport). Un extrait d'acte de naissance peut être demandé en complément du passeport. Pour les gérants ou entrepreneurs individuels, un casier judiciaire valide de moins de 3 mois est requis, ou à défaut, une attestation sur l'honneur (qui doit être complétée par un extrait de casier judiciaire dans les 75 jours suivant l'immatriculation).

Contrat de bail commercial ou professionnel dûment enregistré, ou un titre de propriété. Deux contrats de bail enregistrés ou à enregistrer sont à déposer pour les entreprises sociétaires au guichet unique du CEPICI.

Définition de l'activité et de la forme juridique

Choisir la forme juridique de l'entreprise (Entreprise Individuelle, SARL, Société Anonyme - SA, etc.) et rédiger une description claire des activités (l'objet social). La forme juridique choisie est souvent fonction du volume d'activité, du capital social et du nombre de parts sociales ou d'actions.

Ce document fondamental est l'acte de naissance de la société et doit être rédigé en langue française. Il doit comporter des mentions obligatoires telles que la forme de la société, sa dénomination, l'objet social, le siège social, sa durée, l'identité des apporteurs (numéraire, nature, industrie), le montant du capital social, le nombre et la valeur des titres sociaux émis, et les clauses de répartition du résultat. Les statuts peuvent être établis par acte sous seing privé ou notarié. Pour les SARL dont le capital est inférieur à 10 millions de FCFA, l'intervention d'un notaire n'est plus obligatoire. Pour les SA ou les SARL à capital plus élevé, des statuts notariés sont généralement requis. Les noms des fondateurs doivent figurer en majuscules avec leur signature au bas de leur nom et prénom.

La rédaction de la DSV ou DNSV est obligatoire et doit préciser toutes les opérations effectuées pour la constitution régulière de la société. Ce document atteste de la souscription et du versement du capital social. Il doit être rédigé en langue française avec des titres apparents ou en gras. Il doit inclure l'année, le jour, la date exacte, les noms, prénoms, fonction, domicile, date et lieu de naissance, nationalité et numéro de pièce d'identité des fondateurs, ainsi qu'un exposé préalable de la société et un tableau de constatation de la libération et du dépôt des fonds. Les fondateurs ou associés doivent signer ce document. L'entreprise individuelle n'a pas besoin de DSV ou DNSV.

Les statuts et la DSV/DNSV doivent être déposés au centre des impôts du lieu du siège de la société dans le mois suivant leur rédaction. Des pénalités de retard sont prévues en cas de dépôt hors délai. La mention "FACE ANNULEE ART 844-3 DU CODE GENERAL DES IMPOTS" doit être apposée au verso de chaque feuille avec un cachet et une encre indélébile.

Le CEPICI centralise la réception et le traitement des dossiers de création d'entreprise à Abidjan. Pour les entreprises situées hors d'Abidjan, l'immatriculation se fait au greffe du tribunal du siège social de l'entreprise.

- Une copie de sa carte nationale d'identité ou de son passeport ;

- Un extrait de son acte de naissance ou de tout document administratif justifiant de son identité ;

- Un extrait de son acte de mariage (non obligatoire pour les hommes, mais pour les femmes mariées) ;

- Un extrait de casier judiciaire ou à défaut le document qui en tient lieu

- Une copie du titre de propriété ou du contrat de bail ;

- En cas d'acquisition d'un fonds ou de location-gérance, une copie de l'acte d'acquisition du fonds ou l'acte de location-gérance ;

- En cas de non possession d'un casier judiciaire, la personne physique peut établir une déclaration sur l'honneur signée du demandeur (à compléter dans un délai de soixante-quinze (75) jours par un extrait de casier judiciaire) ;

- Un certificat de résidence

Pour les personnes morales (société commerciale) :

- Deux (02) originaux des statuts sous seing privé ou notarié, enregistrés aux impôts ;

- Deux (02) originaux de la déclaration de souscription et de versement ou de la déclaration notariée de souscription et de versement ;

- La liste certifiée conforme des gérants, administrateurs, dirigeants ou associés tenus indéfiniment et personnellement responsables ou ayant le pouvoir d'engager la société ;

- Trois (3) exemplaires du procès-verbal de dépôt des pièces, datés et signés par le fondateur (gérant, administrateur général ou président du conseil d'administration, du directeur général ou leur mandataire) ;

- Copie de la carte nationale d'identité des fondateurs ou du premier de la structure le cas échéant ;

- Un extrait de casier judiciaire des fondateurs ou le cas échant celui du responsable désigné par les statuts (une déclaration sur l'honneur n'est admise par le greffe du tribunal que lorsque le responsable de la personne morale est né hors du district d'Abidjan) ;

- Le reçu de paiement du RCCM et du PV de dépôt ;

- Une procuration légalisée du mandataire pour le retrait du registre de commerce.

Le CEPICI facilite l'obtention de l'Identifiant Unique, qui sert de numéro d'identification pour toutes les administrations (impôts, CNPS, etc.). Cet identifiant remplace la Déclaration Fiscale d'Existence (DFE) qui n'est plus remise après l'entrée en vigueur de l'IDU.

Une fois le dossier validé par le CEPICI et les éventuels frais payés, la demande d'immatriculation est transmise au Greffe du Tribunal de Commerce compétent pour l'inscription au RCCM. Le greffe procède à la vérification finale et à l'immatriculation. Toute société jouit de la personnalité juridique à compter de son immatriculation au registre du commerce et du crédit mobilier.

Après l'immatriculation, vous recevrez un extrait du RCCM, qui est la carte d'identité officielle de votre entreprise. Le retrait se fait par le greffier du tribunal de commerce ou d'instance. Les personnes habilitées à recevoir le document sont le gérant, l'administrateur général, le président directeur général, le Directeur général ou toute personne ayant reçu mandat légalisé.

Bien que l'IDU soit désormais central, la Déclaration Fiscale d'Existence (DFE) reste un concept important. Elle a pour principal effet l'attribution d'un numéro de compte contribuable, porté sur toutes les déclarations d'impôt.

Base légale : L'article 146 du livre de procédure fiscale oblige toute personne exerçant une activité lucrative à faire une déclaration auprès de la Direction Générale des Impôts avant le début de ses activités, sous peine d'une amende de 100 000 francs CFA, pouvant aller jusqu'à 500 000 francs CFA en cas de défaut de déclaration. 

Informations requises : La déclaration sur imprimé administratif doit indiquer le nom ou la raison sociale, l'adresse géographique du siège, les activités commerciales exercées, et les noms et adresses des comptables ou experts-comptables. Pour les sociétés, elle doit être accompagnée d'une copie des statuts et, pour les sociétés anonymes, de la déclaration de souscription et de versement.

Remplir une DFE : Que ce soit au GUFE (Guichet Unique des Formalités des Entreprises) ou directement au service des impôts, des documents tels que le registre de commerce, les statuts enregistrés, le contrat de bail enregistré et un plan de localisation géographique de l'entreprise sont nécessaires.

 La DFE comprend neuf rubriques (Identification du contribuable, Localisation du siège, Autres établissements, Activités, Actionnaires ou associés et répartition du capital social, Dirigeant ou gérant, Autres renseignements, Droits acquittés, Visa et signature), dont la rubrique "RESERVE A L'ADMINISTRATION" est remplie par l'administration fiscale. Le contribuable doit indiquer la valeur locative et le chiffre d'affaires. L'imprimé doit être rempli en deux exemplaires.

Un avis de constitution de la société doit être publié dans un journal habilité à recevoir les annonces légales dans les quinze (15) jours suivant l'immatriculation. En Côte d'Ivoire, "Fraternité matin" est un journal d'annonce légale. Aujourd'hui, le CEPICI publie également l'avis de constitution sur son site d'annonce légale. 

Immatriculation à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS)

Cette action est obligatoire si vous prévoyez d'employer du personnel. Tout employeur occupant des travailleurs salariés est obligatoirement affilié à la CNPS. La déclaration sociale de l'employeur et/ou du travailleur est un imprimé qui aboutit à la délivrance d'un numéro CNPS. Elle attribue un numéro à l'employeur et ensuite au travailleur.

 Les documents à fournir pour l'employeur incluent une photocopie de la facture CIE et SODECI, une photocopie du Registre de commerce, et une photocopie de la déclaration fiscale d'existence (DFE). Pour le dirigeant, une photocopie de la carte nationale d'identité (pour les nationaux) ou du passeport biométrique (pour les non-nationaux) est nécessaire. Pour le travailleur, un extrait de naissance, éventuellement un acte de mariage et l'extrait de naissance du conjoint et des enfants, une pièce d'état civil, deux photos d'identité et un imprimé "déclaration des membres de la famille" sont requis. Le CEPICI intègre cette démarche.

Obtention du Code Import-Export : La DFE est utile pour le dédouanement des marchandises et l'obtention d'un code importateur ou exportateur.

Obtention d'un cachet d'entreprise.

Documents Nécessaires (Liste non exhaustive, à adapter selon la forme juridique)

Pour toutes les formes d'entreprise :

- Formulaire unique de création d'entreprise dûment rempli et signé.

- Copies des pièces d'identité des fondateurs/dirigeants (et extrait de naissance si nécessaire).

- Casier judiciaire (ou déclaration sur l'honneur pour les non-résidents en Côte d'Ivoire avant régularisation dans un délai de 75 jours).

- Justificatif de l'adresse du siège social (contrat de bail enregistré, attestation de domiciliation, titre de propriété).

- Plan de localisation du siège social.

- Quatre photos d'identité (pour les entreprises individuelles).

Pour les sociétés (SARL, SA, etc.) - en plus des documents ci-dessus :

- Cinq (5) exemplaires originaux des statuts signés et paraphés (et enregistrés aux impôts).

- Trois (3) exemplaires originaux de la Déclaration de Souscription et de Versement (DSV) ou de la Déclaration Notariée de Souscription et de Versement (DNSV) du capital social (enregistrés aux impôts).

- Une (1) liste certifiée conforme des gérants, administrateurs ou dirigeants sociaux avec indication de leur état civil complet et domicile.

- Un (1) original du procès-verbal de dépôt des pièces (pour les dépôts directs au greffe).

- Preuve du dépôt des fonds sur un compte bancaire (obligatoire pour être conforme à la loi, bien que pas toujours exigé par le CEPICI ; les notaires attestent avoir reçu les fonds dans la DNSV).

Il est fortement recommandé de consulter la liste détaillée des pièces à fournir directement auprès du CEPICI ou sur son site officiel, car celle-ci peut varier en fonction de la forme juridique exacte de l'entreprise et des évolutions réglementaires.

Grâce au Guichet Unique du CEPICI, le délai de création d'entreprise, incluant l'immatriculation au RCCM, a été considérablement réduit. L'objectif affiché par le CEPICI est de permettre la création d'une entreprise en 48 heures une fois le dossier complet et conforme déposé.